Für die Organisation des Trainingsbetriebs führen die Trainerinnen und Trainer der Judo-Abteilung eine digitale Anwesenheitsliste. Die übrigen Abteilungen (Taekwon-Do, Kung Fu, Haedong Kumdo) führen keine digitale Anwesenheitsliste; ihre Mitglieder sind davon nicht betroffen. Sie läuft vollständig auf unserem eigenen Webserver (siehe Abschnitt „Hosting“, Serverstandort Deutschland) in einer eigenen, gegen Zugriff von außen geschützten Datenbank. Es werden keine externen Dienste eingebunden und keine Daten an Dritte weitergegeben.
Zwecke: Planung und Durchführung der Trainings, Wahrnehmung der Aufsichtspflicht, Nachweis der Trainingsteilnahme (z. B. gegenüber Versicherung, Verbänden oder für Zuschussanträge) sowie das Erkennen längerer Abwesenheit, um bei den Familien nachfragen zu können.
Verarbeitete Daten von Mitgliedern der Judo-Abteilung: Name und Vorname, zugeordnete(r) Trainingsstandort(e) mit Zeitraum, Ein- und Austrittsdatum, Kündigungstermin, Funktion (z. B. Trainer, Probetraining) sowie je Training der Status „anwesend“, „abgemeldet/krank gemeldet“ oder „nicht anwesend“ – jeweils mit dem Namen der Person, die den Eintrag vorgenommen hat, und dem Zeitpunkt. Optional können Trainer eine kurze organisatorische Notiz hinterlegen (z. B. zur Abholung).
Bei einer Abmeldung wegen Krankheit speichern wir ausschließlich die Tatsache der Abmeldung, keine Diagnosen oder Gründe. Soweit darin eine Angabe zur Gesundheit liegt, verarbeiten wir sie als gemeinnütziger Verein nur intern im Rahmen unserer satzungsgemäßen Tätigkeit (Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO).
Ab- und Zusagen durch Eltern: Über einen Link, den wir in unseren Eltern-Gruppen teilen, können Eltern ihr Kind für ein Training ab- oder zusagen. Dabei werden nur der eingetragene Vor- und Nachname des Kindes, das gewählte Training und die Meldung (kommt / kommt nicht) gespeichert. Die Angaben werden mit der Anwesenheitsliste abgeglichen und den Trainern angezeigt, die sie bestätigen. Die Rückmeldung an die Eltern verrät nicht, ob ein Name gefunden wurde. Zum Schutz vor Missbrauch wird die IP-Adresse höchstens einen Tag lang in nicht umkehrbar verschlüsselter Form (Hash) gespeichert. Die Meldungen werden 14 Tage nach dem Training automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Zugriff: Nur Trainerinnen und Trainer (für ihre Standorte) sowie der Vorstand, jeweils mit persönlichem Zugang. Die Anmeldung erfolgt mit PIN oder Passwort und auf neuen Geräten mit einem zweiten Schritt (Bestätigungscode per E-Mail) oder per Passkey (Face ID, Touch ID, Fingerabdruck, Windows Hello). Jede Änderung an der Anwesenheit wird protokolliert.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, geordneten Trainingsbetrieb) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO für Krankmeldungen.
Speicherdauer: Die Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach dem Austritt erscheint das Mitglied nicht mehr in den Trainingslisten. Am Tag nach dem Kündigungstermin werden Name und Notizen automatisch gelöscht; die Anwesenheiten bleiben nur noch ohne Personenbezug für die Vereinsstatistik erhalten.
Daten der Trainer- und Vorstandszugänge: Name, E-Mail-Adresse, für die Trainerabrechnung die Trainingszeiten, der Stundensatz und – falls selbst eingetragen – die Bankverbindung (IBAN, BIC, Bank; sie wird nur in den Abrechnungsbogen übernommen und an die zuständigen Vereinsverantwortlichen geschickt), PIN bzw. Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash nach dem Verfahren Argon2id), bei Passkeys ausschließlich der öffentliche Schlüssel – biometrische Merkmale verlassen nie das eigene Gerät –, auf Wunsch gemerkte Geräte (30 Tage) sowie ein Anmeldeprotokoll mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerätetyp. Das Protokoll dient der Absicherung gegen Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f i. V. m. Art. 32 DSGVO) und wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Bei Anmeldungen auf neuen Geräten erhält die Person zur Sicherheit eine Info-Mail.
